Allgemein

Was ist ein ERP-System

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung zur Steuerung von Geschäftsprozessen, die in allen Betriebsbereichen zum Einsatz kommen. Damit können betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal und Material rechtzeitig und bedarfsgerecht gesteuert werden. Es soll ein effizienter Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe gewährleistet werden.

Bedeutung von ERP-Systemen

Anteil der Unternehmen in Deutschland mit Nutzung einer ERP-Software

Nach Unternehmensgröße im Jahr 2019; Statistisches Bundesamt (destatis.de)

Was sind ERP-Systeme

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist eine Software, die dazu dient, die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen effektiv und effizient einzusetzen. Zu diesen Ressourcen zählen

  • Werkstoffe
  • Kapital
  • Personal
  • Betriebsmittel (z.B. Maschinen, Werkzeuge, Informations- und Kommunikationstechnik)

Das ERP-System unterstützt bei der unternehmerischen Aufgabe, diese Ressourcen sowohl operativ als auch strategisch einzuplanen und dafür zu sorgen, dass sie ähnlich wie in der Logistik zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort vorhanden sind. In der Erweiterung davon gilt es sie auch in der richtigen Qualität, zu den richtigen Kosten und mit den richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen (Sechs-R-Regel). So kann ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und reibungsloser Ablauf unterstützt werden.

Der Ursprung und Kernaufgabe des ERPs ist die Materialbedarfsplanung. Bei dieser geht es um die Sicherstellung die erforderlichen Materialien zur Herstellung eines Produkts nach den oben genannten Sechs-R-Regel zu beschaffen. Hier gilt es also nach den folgenden Leistungskennzahlen

  • Hohe Qualität und hohe Produktivität
  • Hohe Versorgungssicherheit und niedrige Kapitalbindung
  • Komplexitätsreduktion und Flexibilität
  • Hohe Kontinuität und niedrige Durchlaufzeit

Exkurs: Materialbedarfsplanung

Für die Materialbedarfsplanung werden üblicherweise drei Schritte vollzogen:

  • Berücksichtigung der Materialbestände, die bereit für die Fertigung sind
  • Identifikation zusätzlichen Bedarfs „Netto“-Bedarf: Benötigte Menge – Aktueller Bestand
  • Planung der Produktion und oder Kauf von Zulieferteilen und Rohmaterialien, um Produktion sicherzustellen. („Abdecken des Netto-Bedarfs“)

Ein integriertes ERP-System würde zum Beispiel nach einer Bestellung im unternehmenseigenen Shop, der direkt an das ERP-System angebunden ist, einen passenden Fertigungsauftrag erstellen („Make-to-order“-Fall) oder eine Disposition („Artikel vorrätig“) für den Versand auslösen.

Wenn durch die Produktion Bestände unter die Mindestbestandsgrenzen fallen würden, wird automatisch auch ein Bestellvorschlag für den Einkauf erstellt, so dass neues Rohmaterial oder Teile beschaffen werden.

Dank der durch das ERP-System relativ einfach verfügbaren Daten- und Informationslage können darüber hinaus auch regelmäßige Bestellungen eingeplant werden, die den durchschnittlichen Bedarf abdecken. Weiterhin kann es für fortgeschrittene Anwender je nach Bauteil (z.B. auf Basis einer ABC/XYZ-Analyse) auch sinnvoll sein, die stochastische Verteilung zu berücksichtigen und damit auf Service-Level-Basis (z.B. 80% Verfügbarkeit) Bedarf zu planen. Gleichzeitig kann es in Unternehmen Materialien geben, die ein Verbrauchsdatum haben, bis den sie verarbeitet werden müssen, auch hier würde ein ERP-System unterstützen.

Diese im Materialbedarf naheliegenden Problemstellungen betreffen aber alle Ressourcen eines Unternehmens. Daher ist ein ERP-System heute ein wesentliches und in gewissen Unternehmensgrößen nahezu unabdingbares Software-Tool.

Hauptaufgaben und Funktionsbereiche

Neben der Materialbedarfsplanung hat ein ERP-System viele weitere Aufgaben. Dennoch bleibt die Materialwirtschaft zunächst die Hauptaufgabe eines ERP-Systems. Darüber hinaus können zahlreiche Vorgänge in einem Unternehmen im ERP-System informationstechnisch abgebildet gesteuert werden. Zu den klassischen Feldern gehören aber wie auch schon einleitend erwähnt die folgenden:

  • Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition)
  • Customer-Relationship-Management (CRM)
  • Einkauf
  • Absatzplanung und Vertrieb
  • (Grob-) Produktionsplanung und -steuerung
    • Stücklisten
    • Arbeitspläne
  • Bedarfsermittlung
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Warenwirtschaft
  • Controlling
  • Personalwirtschaft
  • Business Intelligence und Analyse
  • Produktdatenmanagement
  • Dokumentenmanagement

Ferner werden auch die folgenden Funktionsbereiche in ERP-Systemen abgebildet:

  • Forschung und Entwicklung
  • Verkauf und Marketing
  • Projektmanagement
  • Betriebsdatenerfassung
  • Serviceabwicklung
  • Konzernrechnungslegung
  • Business Process Management

Wesentliche Merkmale und Bestimmungsfaktoren und Abgrenzung zu anderen Softwarelösungen in Unternehmen

Es gibt hunderte verschiedene ERP-Systeme und auch häufig zwei Alternativen vom gleichen Anbieter: „On-Premise“ oder „Cloud“. Beides hat Vor- und Nachteile, die sich aus dem Aufwand des eigenen Hostings („On-Premise“) und der Abhängigkeit eines Dienstleisters, der das Hosting für einen übernimmt („Cloud“), ergeben. Erfahren Sie dazu gerne mehr in unserem Whitepaper.

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Neben der Unterscheidung zwischen einem lokal betriebenen oder Cloud-betriebenen ERP-Systems gibt es aber noch weitere Unterscheidungsmerkmale, nach denen ein für das Unternehmen passendes ERP-System ausgewählt werden kann:

  • Unterscheidung nach Branche
  • Unterscheidung nach Unternehmensgröße
  • Angebotene Funktionsumfang
  • Die genutzten Technologien

Es gibt zum einen ERP-Systeme, die als universell gelten und in sehr vielen Branchen eingesetzt werden können und die branchentypischen Prozesse bereits abbilden können. Teilweise ist das direkt im ERP-System integriert, über einen modularen Aufbau möglich oder durch unterschiedliche Partnerunternehmen, die eine branchenspezifische Lösung entwickelt haben, möglich. Gleichzeitig gibt es aber auch ERP-Anbieter, die sich mit ihrer Lösung auf eine oder sehr wenige Branchen spezialisiert haben und damit die spezifischen Herausforderungen besser abbilden können.

Ein weiterer Faktor ist die Unternehmensgröße, wobei gerade größere Unternehmen einen Vorteil von Cloud-basierten ERP-Systemen haben, da diese deutlich einfacher skalierbar sind und weniger Rechenleistung des lokalen Endgeräts verlangen. Hier bieten sich dann auch Thin- oder Zero-Clients an, die einfach nur noch ein Web-Interface abbilden.

Beim Funktionsumfang können verschiedenste Anforderungen der Unternehmen relevant sein. Als Beispiel sei hier die Unterstützung eines Shopsystems genannt, das auf der Homepage des Unternehmens läuft, für Kunden, die im CRM des ERP-Systems gepflegt werden, zugänglich ist und Bestellungen direkt ins ERP-System ermöglicht. Längst nicht alle ERP-Systeme unterstützen eine solche Funktion.

Ein wichtiger Faktor sind auch die Kosten. Sowohl die Kosten der Anschaffung, als auch die Total Cost of Ownership (Lizenzkosten, Betriebskosten, Hosting, usw) und Total Costs of Change also Aufwendungen die für die Implementierung der ERP-Software, als auch Wartungskosten, Anpassungskosten sollten für die Kaufentscheidung berücksichtigt werden. Auch wenn sie monetär schwer zu bewerten ist, sollten die Kosten durch den Lock-in-Effekt auch bei der Entscheidung berücksichtigt werden.

Best of Breed-Strategie

Die Abgrenzung zu anderen Softwarelösungen kann sehr unterschiedlich erfolgen. Gerade in kleineren Unternehmen kann es sich anbieten, für einzelne Themen, z.B. CRM, MES und Personalmanagement, selbständige Lösungen zu wählen und nur über Schnittstellen die Interaktion zwischen diesen zu gestalten. Hier sind in den letzten Jahren auch sehr viele Anbieter wie z.B. Salesforce, ZOHO, Pipedrive und Hubspot entstanden. Diese Methode wird auch als Best of Breed-Strategie bezeichnen.

Hier spezialisieren sich Anbieter auf eine Softwarelösung (z.B. Hubspot mit CRM, Selfbits mit MES) und sind dort meist besser, als es ein universeller ERP-Anbieter je sein kann. Als Vermittlung wird dann ein Systemintegrator genutzt, der die einzelnen selbstständig stehenden Lösungen verbindet. In der trivialsten Form sind hier regelmäßige Datensynchronisation über Tabellen bereits ausreichend. Darüber hinaus gibt es verschiedene Middleware, die Daten zwischen den Lösungen synchronisiert. Hier wird dann auch ein Software-as-a-Service-Modell verkauft, bei dem nur für den einzelnen tatsächlichen Nutzer eine Gebühr fällig wird. Ein Aufwand für die Einführung (neben notwendiger Schulungen) oder Hosting entfällt damit.

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Vorteile und Nachteile

 Die Vorteile eines ERP-Systems liegen auf der Hand. Es ist eine ganzheitliche Softwarelösung zur Verwaltung, Steuerung und Planung theoretisch aller Ressourcen des Unternehmens. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist die Verwendung eines ERP-Systems auch nahezu unvermeidbar. Je nach Branche, insbesondere in der Dienstleistungsbranche sind einige Funktionsbereiche von ERP-Systemen nicht benötigt. Hier können auch sehr gut verschiedene Insellösungen mit Schnittstellen genutzt werden, die einzelne Funktionsbereiche besser abbilden als z.B. universelle ERP-Systeme.

Weitere Vorteile sind:

  • Einfacheres Reporting/Berichtertstattung
  • Datensicherheit
  • Definierte Arbeitsabläufe
  • Konkurrenzfähigkeit
  • Automatisierung
  • Prozesse werden vereinheitlicht und transparenter
  • Zentrale Datenspeicherung

Die Nachteile von ERP-Systemen liegen im hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand der Einführung, dem hohen Aufwand die Stammdaten und die Software so zu nutzen, dass sie auch einen nachhaltigen Nutzen für das Unternehmen darstellt und begründet. Weiterhin ist der Lock-in-Effekt zu berücksichtigen, der sich durch die Wahl eines ERP-Systems ergibt: Wenn man erstmal festgelegt ist, halten Wechselaufwand und auch -barrieren ein Unternehmen schnell davon ab, auf ein anderes System umzusteigen. So begleitet man seinen ERP-Anbieter auch bei Schwierigkeiten, nicht erwünschten Neuausrichtungen und Preisentwicklungen. Weitere Nachteile eines ERP-Systems sind die folgenden, die auch begründen, warum die Adaptionsquote bei kleinen Unternehmen gering ist (siehe einleitende Grafik).

  • Hohe Kosten in der Einführung und im Unterhalt (je nach Lizenzmodell)
  • Notwendige Anpassung der Unternehmensprozesse oder der Software
  • Organisatorische Anpassung (Schulungen, Prozessumstellungen)
  • Disziplin in der Nutzung, um nachhaltige Effizienzgewinne sicherzustellen
  • Nicht immer Nutzer-freundlich
  • Einführung dauert sehr lange (>6 Monte)
  • Lock-in-Effekt

Marktübersicht

Anbieter und ihre Produkte

  • SAP S/4Hana / Business One
  • Microsoft Dynamics 365 Business Control
  • SAGE 100
  • Infor M3
  • Oracle NetSuite / Cloud ERP
  • Workday
  • Deltra Business Software
  • Scopevisio
  • Lxebizz
  • myfactory
  • Abas ERP
  • Weclapp
  • Actindo
  • DATEV
  • ProALPHA Business Solutions
  • Asseco Solutions
  • Gewatec
  • Embedded projects
  • Xentral ERP
  • PACS Performer
  • Epicor ERP
  • Myfactory
  • TOPIX ERP

Marktanteile der führenden Anbieter am Umsatz mit ERP-Software

in Deutschland von 2013; veröffentlicht durch computerwoche.de, Oktober 2014

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Kontaktinformationen

Quellen

Veröffentlichung des statistischen Bundesamts: „Unternehmen und Arbeitsstätten – Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien“, 2017
Computerwoche.de Oktober 2014 ( https://www.computerwoche.de/g/die-fuenf-groessten-anbieter-von-erp-software-im-vergleich-2011-2013,105748,2)