Bild: Beispielhafte Illustration
ERP-Systeme haben sich vom Nice-to-have zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor entwickelt. In kleinen Unternehmen mit 10 – 49 Mitarbeitenden nutzt sie erst rund jede fünfte Firma, bei mittelgroßen Betrieben (50 – 249 Mitarbeitende) bereits mehr als die Hälfte. Großunternehmen ab 250 Beschäftigten betrachten ERP-Lösungen inzwischen als Standard; hier liegt die Verbreitung bei fast drei Vierteln. Besonders weit vorne liegt das verarbeitende Gewerbe: Über alle Größenklassen hinweg liegen die Nutzungsraten dort konsequent rund 20 Prozentpunkte über dem Durchschnitt, sodass knapp 60 % der Industriebetriebe bereits ein ERP-System einsetzen – gegenüber knapp 30 % in der Wirtschaft insgesamt. Größe und Fertigungstiefe steigern den Bedarf an integrierter Unternehmenssoftware also signifikant.
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist eine Software, die dazu dient, die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen effektiv und effizient einzusetzen. Zu diesen Ressourcen zählen
Das ERP-System unterstützt bei der unternehmerischen Aufgabe, diese Ressourcen sowohl operativ als auch strategisch einzuplanen und dafür zu sorgen, dass sie ähnlich wie in der Logistik zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort vorhanden sind. In der Erweiterung davon gilt es sie auch in der richtigen Qualität, zu den richtigen Kosten und mit den richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen (Sechs-R-Regel). So kann ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und reibungsloser Ablauf unterstützt werden.
Der Ursprung und Kernaufgabe des ERPs ist die Materialbedarfsplanung. Bei dieser geht es um die Sicherstellung die erforderlichen Materialien zur Herstellung eines Produkts nach den oben genannten Sechs-R-Regel zu beschaffen. Hier gilt es also nach den folgenden Leistungskennzahlen
Für die Materialbedarfsplanung werden üblicherweise drei Schritte vollzogen:
Ein integriertes ERP-System würde zum Beispiel nach einer Bestellung im unternehmenseigenen Shop, der direkt an das ERP-System angebunden ist, einen passenden Fertigungsauftrag erstellen („Make-to-order“-Fall) oder eine Disposition („Artikel vorrätig“) für den Versand auslösen.
Wenn durch die Produktion Bestände unter die Mindestbestandsgrenzen fallen würden, wird automatisch auch ein Bestellvorschlag für den Einkauf erstellt, so dass neues Rohmaterial oder Teile beschaffen werden.
Dank der durch das ERP-System relativ einfach verfügbaren Daten- und Informationslage können darüber hinaus auch regelmäßige Bestellungen eingeplant werden, die den durchschnittlichen Bedarf abdecken. Weiterhin kann es für fortgeschrittene Anwender je nach Bauteil (z.B. auf Basis einer ABC/XYZ-Analyse) auch sinnvoll sein, die stochastische Verteilung zu berücksichtigen und damit auf Service-Level-Basis (z.B. 80% Verfügbarkeit) Bedarf zu planen. Gleichzeitig kann es in Unternehmen Materialien geben, die ein Verbrauchsdatum haben, bis den sie verarbeitet werden müssen, auch hier würde ein ERP-System unterstützen.
Diese im Materialbedarf naheliegenden Problemstellungen betreffen aber alle Ressourcen eines Unternehmens. Daher ist ein ERP-System heute ein wesentliches und in gewissen Unternehmensgrößen nahezu unabdingbares Software-Tool.
Neben der Materialbedarfsplanung hat ein ERP-System viele weitere Aufgaben. Dennoch bleibt die Materialwirtschaft zunächst die Hauptaufgabe eines ERP-Systems. Darüber hinaus können zahlreiche Vorgänge in einem Unternehmen im ERP-System informationstechnisch abgebildet gesteuert werden. Zu den klassischen Feldern gehören aber wie auch schon einleitend erwähnt die folgenden:
Ferner werden auch die folgenden Funktionsbereiche in ERP-Systemen abgebildet:
Es gibt hunderte verschiedene ERP-Systeme und auch häufig zwei Alternativen vom gleichen Anbieter: „On-Premise“ oder „Cloud“. Beides hat Vor- und Nachteile, die sich aus dem Aufwand des eigenen Hostings („On-Premise“) und der Abhängigkeit eines Dienstleisters, der das Hosting für einen übernimmt („Cloud“), ergeben. Erfahren Sie dazu gerne mehr in unserem Whitepaper.
Neben der Unterscheidung zwischen einem lokal betriebenen oder Cloud-betriebenen ERP-Systems gibt es aber noch weitere Unterscheidungsmerkmale, nach denen ein für das Unternehmen passendes ERP-System ausgewählt werden kann:
Es gibt zum einen ERP-Systeme, die als universell gelten und in sehr vielen Branchen eingesetzt werden können und die branchentypischen Prozesse bereits abbilden können. Teilweise ist das direkt im ERP-System integriert, über einen modularen Aufbau möglich oder durch unterschiedliche Partnerunternehmen, die eine branchenspezifische Lösung entwickelt haben, möglich. Gleichzeitig gibt es aber auch ERP-Anbieter, die sich mit ihrer Lösung auf eine oder sehr wenige Branchen spezialisiert haben und damit die spezifischen Herausforderungen besser abbilden können.
Ein weiterer Faktor ist die Unternehmensgröße, wobei gerade größere Unternehmen einen Vorteil von Cloud-basierten ERP-Systemen haben, da diese deutlich einfacher skalierbar sind und weniger Rechenleistung des lokalen Endgeräts verlangen. Hier bieten sich dann auch Thin- oder Zero-Clients an, die einfach nur noch ein Web-Interface abbilden.
Beim Funktionsumfang können verschiedenste Anforderungen der Unternehmen relevant sein. Als Beispiel sei hier die Unterstützung eines Shopsystems genannt, das auf der Homepage des Unternehmens läuft, für Kunden, die im CRM des ERP-Systems gepflegt werden, zugänglich ist und Bestellungen direkt ins ERP-System ermöglicht. Längst nicht alle ERP-Systeme unterstützen eine solche Funktion.
Ein wichtiger Faktor sind auch die Kosten. Sowohl die Kosten der Anschaffung, als auch die Total Cost of Ownership (Lizenzkosten, Betriebskosten, Hosting, usw) und Total Costs of Change also Aufwendungen die für die Implementierung der ERP-Software, als auch Wartungskosten, Anpassungskosten sollten für die Kaufentscheidung berücksichtigt werden. Auch wenn sie monetär schwer zu bewerten ist, sollten die Kosten durch den Lock-in-Effekt auch bei der Entscheidung berücksichtigt werden.
Die Abgrenzung zu anderen Softwarelösungen kann sehr unterschiedlich erfolgen. Gerade in kleineren Unternehmen kann es sich anbieten, für einzelne Themen, z.B. CRM, MES und Personalmanagement, selbständige Lösungen zu wählen und nur über Schnittstellen die Interaktion zwischen diesen zu gestalten. Hier sind in den letzten Jahren auch sehr viele Anbieter wie z.B. Salesforce, ZOHO, Pipedrive und Hubspot entstanden. Diese Methode wird auch als Best of Breed-Strategie bezeichnen.
Hier spezialisieren sich Anbieter auf eine Softwarelösung (z.B. Hubspot mit CRM, Selfbits mit MES) und sind dort meist besser, als es ein universeller ERP-Anbieter je sein kann. Als Vermittlung wird dann ein Systemintegrator genutzt, der die einzelnen selbstständig stehenden Lösungen verbindet. In der trivialsten Form sind hier regelmäßige Datensynchronisation über Tabellen bereits ausreichend. Darüber hinaus gibt es verschiedene Middleware, die Daten zwischen den Lösungen synchronisiert. Hier wird dann auch ein Software-as-a-Service-Modell verkauft, bei dem nur für den einzelnen tatsächlichen Nutzer eine Gebühr fällig wird. Ein Aufwand für die Einführung (neben notwendiger Schulungen) oder Hosting entfällt damit.
Weitere Vorteile sind:
Die Nachteile von ERP-Systemen liegen im hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand der Einführung, dem hohen Aufwand die Stammdaten und die Software so zu nutzen, dass sie auch einen nachhaltigen Nutzen für das Unternehmen darstellt und begründet. Weiterhin ist der Lock-in-Effekt zu berücksichtigen, der sich durch die Wahl eines ERP-Systems ergibt: Wenn man erstmal festgelegt ist, halten Wechselaufwand und auch -barrieren ein Unternehmen schnell davon ab, auf ein anderes System umzusteigen. So begleitet man seinen ERP-Anbieter auch bei Schwierigkeiten, nicht erwünschten Neuausrichtungen und Preisentwicklungen. Weitere Nachteile eines ERP-Systems sind die folgenden, die auch begründen, warum die Adaptionsquote bei kleinen Unternehmen gering ist (siehe einleitende Grafik).
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